الدليل المرجعي الشامل لإنجاز محضر تسليم المهام بالمدارس الابتدائية: الإجراءات، الوثائق، والتدبير المالي
تقديم:
تعتبر عملية تسليم المهام (Passation des consignes) بين المديرين في المؤسسات التعليمية لحظة حاسمة ومفصلية تضمن استمرارية المرفق العام وضبط المسؤوليات الإدارية والتربوية والمالية. ونظراً لأهمية هذه العملية، نقدم لكم هذا الدليل التفصيلي المستند إلى النموذج الرسمي المعتمد، والذي يمكنكم تحميله للتعديل عليه واستخدامه مباشرة.
📥 اضغط هنا لتحميل نموذج محضر تسليم المهام بصيغة Word قابل للتعديل
أولاً: الإطار العام واللجنة المشرفة
يبدأ محضر تسليم المهام دائماً بتحديد الإطار الزماني والمكاني والهيكلي للعملية. وفقاً للوثيقة، يجب أن يتضمن رأس المحضر البيانات التالية بدقة:
- الانتماء الإداري: ذكر الأكاديمية الجهوية للتربية والتكوين والمديرية الإقليمية التابعة لها المؤسسة .
- تاريخ الإنجاز: يجب تحديد تاريخ يوم التسليم بدقة.
- اللجنة المشرفة: تتكون اللجنة عادة من عدة أعضاء، ويجب ملء الجدول الخاص بهم والذي يتضمن: الاسم والنسب، رقم التأجير، والصفة (مفتش، ممثل المديرية، إلخ).
1. تعريف المؤسسة
لا بد من تحديد هوية المؤسسة موضوع التسليم لتفادي أي لبس، وتشمل البيانات:
- اسم المؤسسة ورمزها (Code GRESA).
- الجماعة والدائرة التي تنتمي إليها.
- تاريخ إحداثها ونتيجة التقسيم إن وجدت.
- تحديد ما إذا كانت مؤسسة مركزية وعدد الفرعيات التابعة لها.
2. طرفا عملية التسليم
يجب توضيح بيانات "السلف" و"الخلف" بدقة قانونية:
- المدير السابق: الاسم الكامل، رقم التأجير، تاريخ تعيينه بالمؤسسة، وصفة التعيين (هل كان مكلفاً بصفة مؤقتة أم رسمية) .
- المدير الجديد: الاسم الكامل، رقم التأجير، مقر عمله السابق (لضبط مساره الإداري)، والمديرية التي قدم منها، مع تحديد صفة التعيين الجديد (رسمي أو مؤقت).
ثانياً: الموارد البشرية وبنية المؤسسة
يعتبر ضبط الموارد البشرية العصب الرئيسي لنجاح الدخول المدرسي. يخصص المحضر حيزاً هاماً لجرد الطاقم العامل:
- هيئة التدريس: يجب ذكر العدد الإجمالي للأساتذة.
- الأعوان: عدد الأعوان المشتغلين بالمؤسسة (حراسة، نظافة، طبخ).
- الملفات الإدارية:
- جرد عدد ملفات أساتذة اللغة العربية.
- جرد عدد ملفات أساتذة اللغة الفرنسية.
- جرد ملفات الأساتذة المنتقلين (للتأكد من إرسال ملفاتهم أو بقائها).
- عدد ملفات الأعوان.
ثالثاً: شؤون التلاميذ والدعم الاجتماعي
ينتقل المحضر بعد ذلك لتدقيق المعطيات الخاصة بالمتمدرسين، وهي مسؤولية كبرى تقع على عاتق المدير الجديد.
1. الإحصائيات والوثائق المدرسية
يجب تقديم جدول مفصل حسب الوحدات المدرسية (المركزية والفرعيات) يتضمن:
- عدد التلاميذ الإجمالي وعدد الإناث منهم.
- وضعية الوثائق: يجب جرد "المتوفر" و"الخصاص" بالنسبة لـ:
- الملفات المدرسية.
- الدفاتر المدرسية.
- الملفات الصحية.
- المنقطعون: جرد الوثائق المتوفرة الخاصة بالتلاميذ المنقطعين عن الدراسة.
2. برامج الدعم الاجتماعي (تيسير والمبادرة الملكية)
نظراً للحساسية المالية والاجتماعية لهذه البرامج، يفرض المحضر تدقيقاً صارماً:
- برنامج تيسير: جرد لائحة الأسر المستفيدة، عدد الملفات المتوفرة (المسجلة والمحينة)، لوائح غياب التلاميذ (التي يترتب عليها الدعم)، ونتائج مجالس الأقسام.
- المبادرة الملكية (مليون محفظة): يجب جرد "المتوفر القابل للاستعمال" من الفائض والمسترجع، مفصلاً إلى: (الكتب، اللوازم، المحافظ، الدفاتر). كما يجب تحديد "الحاجيات" للموسم المقبل بنفس التفصيل.
- التعاقد مع الكتبي: الإشارة بـ "نعم" أو "لا" حول وجود تعاقد، مع ذكر اسم الكتبي وعنوانه ورقم هاتفه .
📥 لا تنسَ تحميل النموذج لتدوين هذه المعطيات بدقة من هنا
رابعاً: البنية المادية والتجهيزات (الجرد المادي)
ينتقل المحضر إلى شق المعاينة الميدانية للبنايات والتجهيزات، وهو ما يحمي المدير الجديد من المسؤولية عن أي تلف سابق.
1. البنايات والمرافق
يتم ملء جدول يحدد نوع البناية (حجرة دراسية، قاعة متعددة الوسائط، مكتب، مكتبة، مرافق صحية، مطعم، مستودع) لكل وحدة مدرسية.
- الحالة: يجب تحديد العدد، وهل هي "مستعملة أم غير مستعملة"، وهل هي "صالحة أم غير صالحة".
2. السكنيات الوظيفية والإدارية (نقطة حساسة)
يولي المحضر اهتماماً خاصاً للسكن، حيث يجب جرد السكنيات بكل وحدة، وتحديد نوعها (صلب/مفكك)، وصفتها (وظيفية/إدارية).
- شاغل السكن: يجب ذكر "الاسم ورقم التأجير" لمن يشغل السكن حالياً.
- إفراغ السكن: ينص المحضر صراحة على أنه "إذا كان السيد المدير المنتقل يشغل سكناً، فإنه يجب عليه تعبئة المطبوع رقم 4 الخاص بإفراغ السكن، وإرفاق التقرير بنسخة منه" .
3. التجهيزات والوسائل التعليمية
يتم جرد الممتلكات المنقولة مع ذكر "رقم الجرد" وحالتها (صالحة/غير صالحة/جيدة/متلاشية):
- تجهيزات الإدارة: المكاتب، الكراسي، الخزانات، الحواسيب....
- تجهيزات الحجرات: الطاولات، السبورات، مكاتب الأساتذة، الخزانات، الأركان التربوية.
- الوسائل التعليمية والموارد الرقمية: الخرائط، المجسمات، العدة المعلوماتية.
- المكتبة المدرسية: جرد الكتب والمراجع (عنوان الكتاب، النوع، العدد).
خامساً: التوثيق الإداري والتربوي (السجلات)
يعتبر هذا الجزء "الذاكرة الحية" للمؤسسة. يجب على المدير الجديد التأكد من وجود السجلات التالية وتدوين "آخر رقم وتاريخ" مسجل بها لإغلاق المسؤولية السابقة:
1. السجلات الأساسية
- سجل الممتلكات (Sijill Al Mumtalakat): وهو أهم وثيقة، ويجب أن يصرح المدير الجديد في المحضر أنه "تحقق من كل ما هو مثبت بسجل الممتلكات الموجود فعلاً بالمؤسسة".
- سجل الصادرات والواردات (Courrier).
- السجل العام للتلاميذ.
- سجلات الحضور والغياب.
- سجل مواظبة الأساتذة.
2. الدفاتر التدبيرية
- دفتر الحوالات، دفتر استعارة الوسائل، دفتر النشرات الداخلية، دفتر الزيارات التفقدية (للمفتشين)، دفتر بريد الموظفين، دفتر التعاونية، دفتر الأحداث اليومية، ودفتر الشواهد المدرسية.
3. الملفات التنظيمية
يجب التأكد من وجود: استعمالات الزمن، التنظيم التربوي، محاضر المجالس، القانون الداخلي، محاضر الدخول والخروج، وجداول الحراسة.
سادساً: التدبير المالي والجمعيات الشريكة
هذا هو الجزء الأخطر والأكثر دقة في عملية تسليم المهام، حيث يتعلق بالذمة المالية.
1. التعاونية المدرسية
يجب تدوين:
- تاريخ التجديد ورقم الحساب البريدي.
- الرصيد المالي: يجب التفريق بين "الرصيد نقداً" (في الصندوق) و"الرصيد في الحساب البريدي".
- دفتر الشيكات: تحديد "أول رقم" و"آخر رقم" للشيكات .
2. جمعية دعم مدرسة النجاح
نظراً للميزانية التي تدبرها، يتطلب المحضر تفصيلاً دقيقاً:
- تاريخ التجديد ورقم الحساب البريدي.
- رصيد الحساب البريدي ورصيد الصندوق والمجموع.
- حركة الشيكات (هام جداً):
- الشيكات المستعملة: ذكر أرقام الدفاتر وأرقام الشيكات (من... إلى...).
- الشيكات غير المستعملة: ذكر أرقام الدفاتر وأرقام الشيكات المتبقية (من... إلى...).
- الشيكات الملغاة: جرد أرقامها بدقة.
- الوثائق المالية: عدد كشوفات الحساب (Relevés)، وعدد التقارير المالية (يجب أن يكون آخر تقرير محصوراً في نهاية يونيو)، وعدد أختام الجمعية.
3. المطعم المدرسي
- عدد المستفيدين واسم الطباخ.
- المخزون: جرد المواد الغذائية المتبقية (بالكيلوغرام) ومكان تخزينها.
- جرد تجهيزات المطعم (أواني، ثلاجة، إلخ).
4. جمعيات أخرى
- الجمعية الرياضية: الرئيس، الأمين، الرصيد (نقداً وبنكياً)، والممتلكات.
- جمعية الآباء: الرئيس، الأمين، الملف القانوني، والممتلكات المودعة بالمؤسسة .
- التأمين المدرسي: عدد المنخرطين، والمبلغ الإجمالي المودع في حساب الشركة (CNIA).
سابعاً: إقفال المحضر والتوقيعات
في ختام العملية، يتم التطرق للعناصر النهائية:
- مشروع المؤسسة: عنوانه، تكلفته، نسبة الإنجاز، وتوفر وثيقة المشروع.
- المفاتيح: تسليم المفاتيح للمدير الجديد.
- التصريحات والملاحظات: يخصص حيز لـ "ملاحظات إضافية" وتصريح لكل من المدير السابق والجديد (لتسجيل التحفظات إن وجدت).
- التوقيعات: يوقع المدير السابق، المدير الجديد، وأعضاء لجنة التسليم، ويختم المحضر بتوقيع وخاتم المدير الإقليمي .
خاتمة ونصيحة:
إن دقة تعبئة هذا المحضر تحمي المدير المغادر وتضمن للمدير الجديد انطلاقة سليمة وشفافة. تأكدوا من مراجعة كل وثيقة وكل رقم قبل التوقيع.
📥 حمل النموذج الجاهز للتعبئة الآن من هذا الرابط