مقدمة:
في عالم التدبير المادي والمالي للمؤسسات التعليمية بالمغرب، لا تعتبر السجلات مجرد دفاتر ورقية تتراكم على الرفوف، بل هي "الذاكرة الحية" للمؤسسة ودرع الحماية الأول للمسير. إن ضبط هذه السجلات ليس مجرد واجب مهني، بل هو فن يعكس كفاءة "المقتصد" أو مسير المصالح المادية والمالية وقدرته على تسيير المرفق العام بشفافية ووضوح.
في هذا المقال الحصري على "مدونة المسير"، سنغوص في عمق السجلات المدرسية، أنواعها، وكيفية مسكها باحترافية لتكون مستعداً لأي افتحاص أو مراقبة، استناداً إلى المرجعيات القانونية والتنظيمية.
أولاً: السجلات الإدارية.. بوابة النظام المؤسساتي
قبل الحديث عن المال والماديات، تأتي السجلات الإدارية كحجر الزاوية في ضبط إيقاع المؤسسة. فهي المرجع الأساسي لتوثيق حركية المتعلمين والموظفين.
1. السجل العام للتلاميذ: جواز سفر المتعلم
هو أهم وثيقة تربوية وإدارية. يُسجل فيه كل تلميذ التحق بالمؤسسة ويُمنح "رقم تسجيل" يلازمه طيلة مساره الدراسي بها.
- نصيحة للمسير: عند مغادرة التلميذ، لا تقم بالتشطيب على اسمه، بل أثبت تاريخ المغادرة وسببها (انقطاع، توجيه، انتقال) للحفاظ على التاريخ المدرسي.
2. سجل الصادرات والواردات
هو "الصندوق الأسود" للمراسلات. أي وثيقة تدخل أو تخرج من مكتبك يجب أن تمر عبر هذا السجل لضمان التتبع وحفظ الحقوق. يمكن فصلهما إلى سجلين مستقلين لتسهيل عملية الترتيب والأرشفة.
ثانياً: السجلات المالية.. مرآة الشفافية والتدبير
التدبير المالي هو العصب الحساس في عملنا. وهنا تنقسم السجلات إلى عدة فئات لضمان ضبط المداخيل والنفقات بدقة متناهية.
1. سجلات الإيصالات (المال يدخل هنا)
تنقسم إلى نوعين:
- سجلات الإيصالات الملحقة: وهي سجلات فرعية تستعمل لاستخلاص الواجبات (تسجيل، تأمين، جمعية رياضية..). تذكر دائماً أن هذه السجلات يجب أن تُحصر يومياً ويُنقل مجموعها إلى السجل العام.
- سجل
الإيصالات العام:
هو المصب النهائي لجميع المداخيل، ويستمر العمل به إلى حين نفاذ جميع أوراقه،
عكس السجلات الملحقة التي تغلق سنوياً.
2. سجلات المصاريف (الخارج عن الميزانية والذخائر)
كما نسجل ما يدخل، يجب توثيق ما يخرج بدقة:
- سجل
مصاريف الخارج عن الميزانية (Hors-Budget): يسجل
نفقات التأمين، الجمعية الرياضية، والخزانة الأدبية.
- سجل نفقات الذخائر: خاص بودائع التلاميذ الداخليين، حيث لا يتم إرجاع الضمانة إلا بعد التأكد من عدم وجود إتلافات.
3. دفتر
الصندوق (Livre de Caisse)
هو "الترمومتر" اليومي للسيولة المالية. يسجل فيه المجموع الإجمالي للمداخيل والمصاريف (سواء نقداً أو بشيك). الفارق بينهما يعطيك محتوى الصندوق والرصيد بالحساب الجاري بدقة.
ثالثاً: جمعية دعم مدرسة النجاح والتعاونيات
مع الدينامية الجديدة للمؤسسات، أصبح لجمعية دعم مدرسة النجاح والتعاونيات المدرسية محاسبة خاصة:
- السجل اليومي للعمليات: يجمع كل العمليات (بنك/صندوق) بتسلسل زمني دقيق.
- سجل البنك: لضبط العمليات التي تتم عبر الشيكات ومقارنتها بالكشوفات البنكية (Relevés bancaires).
رابعاً: سجلات الجرد المادي.. حماية ممتلكات الدولة
المحاسبة المادية تهدف لعقلنة الاستهلاك والحفاظ على الممتلكات. وكما نوضح دائماً في "مدونة المسير"، فإن الجرد ينقسم إلى أصناف محددة بدقة لتسهيل المراقبة:
تصنيف سجلات الجرد (احفظ هذه الرموز جيداً):
- السجل A: للأثاث المدرسي (طاولات، كراسي، مكاتب).
- السجل B: للخزانة والكتب والمراجع.
- السجل C: للأدوات العلمية ووسائل الإيضاح للمختبرات.
- السجل D: لتجهيزات المعامل التقنية.
- السجل E: لأدوات التعليم العام (خرائط، أدوات رياضة..).
- السجل
I: خاص بالقسم الداخلي (أثاث
المراقد، المطبخ..).
تنبيه هام: المواد الاستهلاكية (أقلام، طباشير، مواد تنظيف) لا تسجل في سجلات الجرد الدائمة، بل تخضع لمحاسبة المواد المستهلكة عبر "دفتر الخازن" و "سجل الاستهلاك اليومي".
خامساً: تدبير المتلاشيات.. التحدي المستمر
تتراكم التجهيزات القديمة وتصبح عبئاً. الحل القانوني يكمن في مسطرة "الإصلاح" (Réforme) أو التشطيب.
- يتم تشكيل لجنة لمعاينة المتلاشيات وتصنيفها: إما للحرق (إذا كانت غير صالحة ولا قيمة لها) أو للبيع في المزاد العلني بالتنسيق مع "أمنلاك الدولة" .
كلمة ختامية
زميلي المسير، إن مسك السجلات المدرسية ليس عملاً روتينياً مملاً، بل هو ترجمة فعلية لمصداقيتك وحسن تدبيرك. السجل المنظم والمحين هو دليل براءة ذمتك وعنوان احترافيتك.
هل لديك استفسار حول كيفية ملء سجل معين؟ اترك لنا تعليقاً في الأسفل وسنجيبك فوراً!